Vertiefungsfragebogen Kapitel E: Arbeitsabläufe

Die Vertiefungsfragebögen sind sowohl als Browserversion als auch als Microsoft-Excel-Dateien verfügbar. Die Microsoft-Excel-Version finden Sie... hier.
Falls Sie eine Frage mal nicht beantworten können, können Sie diese überspringen.

 

Bereich Informationserhebung

1.1 Bestehen in Ihrem Unternehmen Einschränkungen der Arbeitsabläufe durch mangelnde betriebliche Ressourcen?
1.2 Fehlen häufiger die nötigen Arbeits- und Hilfsmittel?
a) Gibt es bei Arbeitsabläufen immer wieder Leerlauf durch schlechte Koordination?
1.3 Haben Mitarbeiter immer wieder unnötige Wartezeiten während ihrer Arbeiten?
a) Entstehen dadurch auch Wartezeiten für die Kunden?
1.4 Kennen Ihre Mitarbeiter die jeweils vor- und nachgelagerten Arbeitsschritte?
1.5 Arbeiten Ihre Mitarbeiter eigenverantwortlich?
1.6 Nutzen Sie die Zusatzqualifikationen (auch die nicht-fachlichen) oder die sozialen Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter?
1.7 Schaffen Sie sich Freiräume, um sich - außerhalb des Tagesgeschäftes - mit strategischen Fragen, Marktentwicklung, neuen Produkten und Prozessen zu beschäftigen?
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Vertiefungsfragebogen Kapitel E: Arbeitsabläufe

 

Bereich Interne Kommunikation und Konkretisierung

2.1 Sind Besprechungen häufig gut vorbereitet und dauern meist nicht länger als geplant?
2.2 Wird klar kommuniziert, wer der jeweilige Entscheidungsbefugte ist?
2.3 Funktionieren die Abstimmungswege?
2.4 Sind die Verantwortlichkeiten aller Mitarbeiter klar geregelt?
2.5 Bestehen Informations- und Kommunikationsdefizite durch die unnötig Zeit vergeudet wird?
2.6 Werden Entscheidungen im Unternehmen in angemessener Zeit getroffen?
2.7 Werden Probleme bei der Umsetzung der Zeitvorgaben mit den Beschäftigten besprochen?
Sie haben
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Vertiefungsfragebogen Kapitel E: Arbeitsabläufe

 

Bereich Informationsreaktion

3.1 Werden bestimmte Aufgaben/Aufträge in Ihrem Unternehmen in Teams bearbeitet?
a) Wenn ja, bilden Sie gezielt gemischte Teams (z.B. altersgemischt, geschlechtergemischt, unterschiedliche Qualifikationen oder Nationalitäten)?
3.2 Gibt es - dort wo es möglich ist - familienfreundliche Arbeitszeitmodelle (z.B. Kern- und Gleitzeiten, Teilzeitmöglichkeiten u.Ä.)?
3.3 Gibt es einen Plan für Urlaubsvertretungen?
3.4 Verwenden Sie für bestimmte Arbeitsabläufe Checklisten oder existieren andere Dokumentationen zu den Arbeitsschritten?
Sie haben
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Auswertung Kapitel E: Arbeitsabläufe

Die Auswertung der Ergebnisse erfolgt entlang der drei Bereiche Informationserhebung, interne Kommunikation und Konkretisierung und Informationsreaktion. Ihre jeweiligen Ergebnisse werden durch eine Umrandung hervorgehoben und markiert. Entsprechend der erzielten Punktzahl erhalten Sie eine kurze Einordnung der Ergebnisse und Vorschläge für mögliche Instrumente, die Ihnen helfen sollen, eine Verbesserung in diesen Bereichen zu erzielen. Häufig werden daher mehrere Instrumente angeboten.
Eine Priorisierung und Entscheidung, welches Instrument Sie (als erstes) umsetzen möchten, ist von Ihrer betrieblichen Situation, den verfügbaren Ressourcen, den Unternehmenszielen, eventuellen Vorarbeiten usw. abhängig.

Empfehlungen zum Bereich Informationserhebung

Bitte beantworten Sie die Fragen im Bereich Informationserhebung.
0-5 Punkte Sie haben derzeit nur einen unzureichenden Informationsstand über Optimierungsmöglichkeiten Ihrer betrieblichen Arbeitsabläufe. Zur Verbesserung sollten Sie folgende Instrumente umsetzen: -> Instrument Projektplanung, -> Instrument Teambesprechung. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.
6-7 Punkte Sie haben einige gute Methoden der Informationserhebung im Bereich Arbeitsabläufe etabliert. Bestimmen Sie anhand der Fragen die Bereiche mit den größten Defiziten. Wählen Sie einen Bereich aus, in dem Sie Ihre Informationsbeschaffung verbessern möchten und wählen Sie dafür eine geeignete Maßnahme aus den unten angeführten Handlungsvorschlägen. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.
8-9 Punkte Sie verfügen über tiefgreifende Kenntnisse der Arbeitsabläufe in Ihrem Betrieb. Überprüfen Sie, ob die unten vorgeschlagenen Instrumente Ihnen noch ergänzende Erkenntnisse verschaffen oder zur Erleichterung des Vorgehens beitragen können. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.

Handlungsvorschläge

-> Instrument Einsatzplanung
-> Instrument Erstellen einer Stellenbeschreibung
-> Instrument Kundenbefragung
-> Instrument Qualifizierungsplanung
-> Leitfaden Wissensmanagement

Empfehlungen zum Bereich Interne Kommunikation und Konkretisierung

Bitte beantworten Sie die Fragen im Bereich Interne Kommunikation und Konkretisierung.
0-3 Punkte Der Kommunikationsfluss zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitern, bzw. zwischen den Mitarbeitern untereinander ist im Hinblick auf die Arbeitsabläufe nur unzureichend. Sie sollten daher mit dem -> Instrument Teambesprechung beginnen. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.
4-5 Punkte Sie haben gute Methoden zur Verteilung der Informationen im Bereich Arbeitsabläufe etabliert. Dennoch könnte es sinnvoll sein, unten stehende Instrumente durchzuführen. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.
6-7 Punkte Jeder in Ihrem Betrieb ist über die ihn direkt und indirekt betreffenden Arbeitsabläufe informiert. Die Befugnisse sind klar kommuniziert. Überprüfen Sie, ob die unten vorgeschlagenen Instrumente Ihnen noch ergänzende Erkenntnisse verschaffen oder zur Erleichterung des Vorgehens beitragen können. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.

Handlungsvorschläge

-> Instrument Kompetenzanalyse
-> Instrument Mitarbeitergespräch
-> Instrument Organigramm erstellen (im Leitfaden Wissensmanagement)
-> Instrument Teambesprechung (im Leitfaden Wissensmanagement)
-> Leitfaden Wissensmanagement

Empfehlungen zum Bereich Informationsreaktion

Bitte beantworten Sie die Fragen im Bereich Informationsreaktion.
0-3 Punkte Sie haben nur unzureichende Maßnahmen zur Optimierung der Arbeitsabläufe ergriffen; es besteht in dieser Hinsicht Verbesserungsbedarf. Sie sollten in jedem Fall das -> Instrument Projektplanung und das -> Instrument Einsatzplanung einsetzen. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.
4 Punkte Sie haben bereits funktionierende Maßnahmen im Bereich Arbeitsabläufe, jedoch bestehen noch Ausbaumöglichkeiten. Überprüfen Sie die Punkteverteilung und wählen Sie ergänzende Maßnahmen aus. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.
5 Punkte Jeder in Ihrem Betrieb ist über die ihn direkt und indirekt betreffenden Arbeitsabläufe informiert. Die Befugnisse sind klar kommuniziert. Überprüfen Sie, ob die unten vorgeschlagenen Instrumente Ihnen noch ergänzende Erkenntnisse verschaffen oder zur Erleichterung des Vorgehens beitragen können. Kontrollieren Sie die Entwicklung und den Stand der Ergebnisse in regelmäßigen Abständen oder bei Veränderungen in der betrieblichen Situation erneut.

Handlungsvorschläge

-> Instrument Einbindung von Mitarbeitergruppen
-> Instrument Einsatzplanung
-> Instrument Erstellen einer Stellenbeschreibung
-> Instrument Projektplanung
-> Instrument Job Rotation
-> Instrument Zielvereinbarungen